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20代初めての就職・転職!履歴書・志望動機の書き方から面接対策まで。

電話のかけ方、メール・書類送付の注意点



就職・転職活動は、面接だけで合否が決まるわけではありません。

しかし、会社訪問予約の電話のかけ方、メールの内容も評価されています。

今回は、就職・転職活動には欠かせない連絡手段を取り上げ、20代女性が心得ておきたいビジネスマナーの常識についてお話しします。

書類選考で不採用になりたくないですよね。


面接と同じくらい緊張感が必要な「電話」

会社訪問や面接のお願いをするときは、電話で行います。

電話は、会社とのファーストコンタクトであり、第一印象を決める大切なポイントです。

会社に電話をするときには、できるだけ自宅の固定電話を使用するようにしましょう。

なぜならば、携帯電話やスマートフォンは電波の関係で途中で通話が途切れてしまう可能性があります。

間違った内容を聞き取らないようにするためにも、固定電話からかけると安心です。

また、周囲が静かな状態であるときに電話することも大切です。

電話の後ろでテレビの音が聞こえてきたり、雑音が混ざってしまうと印象がよくありません。

電話を書ける時間帯は、勤務時間内が原則です。午後になると外出する可能性も考えられるため、午前中のほうが望ましいでしょう。

電話がつながったら、すぐに自分の名前を名乗りましょう。求人情報に採用担当者の名前があれば、担当者につないでもらいます。

担当者直通の電話番号が書かれていたとしても、本人であるか確認する意味で「いらっしゃいますか」と言うようにします。

採用担当者が電話口に出たら、求人情報をみつけた場所と「求人について伺いたいことがあるのですが、今お時間よろしいですか?」と聞きます。

電話する前に確認すべき項目をメモにしておきましょう。

話しながら「あっ、そうだ」と思い出すことは、時間がかかるだけでなく要領が悪い人だと思われてしまいます。

もしも、採用担当者がいなかった場合は席に戻る時間を聞き、その時間帯にかけなおすようにします。

社員が「こちらからかけますか」と言ってくれたとしても断り、自分から電話することを伝えましょう。

転職に関する電話をするときには、話した内容を必ず復唱して確認するようにします。面接の日時や持ち物は、メモを取りながら聞き、最後は復唱します。

話しが終わったら、お礼を言います。受話器は、相手が置いて通話が切れてから自分が置くようにしましょう。

メールは「残る」と「残す」がポイント

最近の転職活動の連絡手段は、電話よりもメールが主流になってきました。メールは、文章として記録が残ることを意識しておく必要があります。

採用担当者にメールを送るタイミングは、おおまかに3種類あります。

会社訪問の依頼

一つ目は、会社訪問などの依頼をするときです。

文面は、手紙を書くときと同じように「拝啓、貴社におかれましては、、」のように始まり、本題に入ります。

会社訪問をするならば「返事をいつまでに欲しいのか」を書くようにしましょう。

文章に書くときには「御社」よりも「貴社」の方が一般的です。

会社案内が紙面やパンフレットである場合には、郵送する必要があります。

返送してもらうための封筒には、自分の住所(送り先)を記入し、必要な金額の切手も貼っておきます。

お礼状

二つ目は、お礼状です。

お礼状は、請求した資料が届いたときや面接が終わった後に送ります。

お礼状は、きれいな言葉を並べるよりも、できるだけ早く送った方が気持ちが届くものです。

おわび状

三つ目は、おわび状です。

面接に遅れてしまったときや忘れ物をしてしまったときに送りますが、おわび状はメールよりも手紙で送った方が誠意が伝わるかもしれません。手紙の場合は、パソコンで作成するのではなく、手書きで書くようにしましょう。

メールで連絡をしたとき、メールで連絡を受けたときには、いずれもプリントアウトして持っておくようにします。

面接の直前に読み返しておくと、思わぬところで役に立つことがあります。


書類送付は内も外も気を使う

書類選考は、履歴書や卒業証明書など大切な書類を郵送します。

書類を記入するときには、黒インクのボールペンか万年筆を使用して楷書で記入します。

もしも記入しているときに間違えてしまった場合は、修正インクを使わずに新しい用紙に書きなおすようにしましょう。

しばしば、封筒の書き損じは影響しないと思ったのか、封筒の宛名に修正インクが使われていることがあります。

実は封筒も書類をとめたクリップも採用担当者は目を通しています。

封筒のあて名書きを間違えてしまったとしても、新しい封筒を用意するようにしましょう。


まとめ

電話やメールは日常的に使っているものだからこそ、普段の習慣が出てしまうものです。

通信手段に関わらず、会社と通信しているときには「面接中」という意気込みで臨むようにしましょう。


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